1000 kVA Trafo Fiyatı İçin Şartname Yazımı ve Teklif Karşılaştırması

Güç değeri tek başına bir trafoyu tanımlamaz. Primer ve sekonder gerilim, bağlantı grubu, kısa devre empedansı, kayıp değerleri, tank tipi, sargı malzemesi ve koruma donanımı yazılmadığında her tedarikçi boş kalan satırları kendi standart ürününe göre doldurur. Bu durumda karşılaştırılan şey aynı ürünün fiyatı değil, birbirinden farklı üç üründür.

Şartname bu nedenle satın alma evrakı olmadan önce bir karşılaştırma aracıdır. Doğru yazıldığında gelen teklifleri aynı satırlara oturtur, fiyat farkının hangi teknik tercihten doğduğunu görünür kılar ve teklif sonrası görüşmeyi rakam pazarlığından çıkarıp kapsam netleştirmesine çevirir.

Boş bırakılan her satır teklife varsayım olarak geri döner

Tedarikçi, şartnamede yazmayan bir bilgiyi tahmin etmek zorundadır. Bu tahmin çoğunlukla kendi stok konfigürasyonu veya en sık sattığı ürün olur. Sonuçta düşük görünen teklif genellikle dar varsayımlarla hazırlanmış tekliftir: temel koruma donanımı, nakliye ve montaj hariç bir kapsam, istenmediği için garanti edilmemiş kayıp değerleri. Yüksek görünen teklif ise aynı güçte daha geniş bir kapsamı fiyatlamış olabilir.

Bu fark kural olarak kötü niyetten doğmaz. Teklif hazırlayan taraf eksik bilgiyi bir biçimde kapatmak zorundadır ve kapatma biçimi firmadan firmaya değişir. Teknik satın alma tarafında yapılacak iş, varsayım üretme işini tedarikçiye bırakmamaktır.

1000 kVA şartnamesinde net yazılması gereken satırlar

Aşağıdaki kalemler 1000 kVA sınıfında hem ürünü hem de teklifi belirler. Bir işletme 1000 kVA trafo fiyatı için teklif toplarken bu satırların hepsini aynı ayrıntıda yazmak zorunda değildir, ancak boş bırakılan her satır teklifler açıldığında bir soru işareti olarak geri gelir.

Bu listenin tamamı her projede aynı ağırlıkta değildir. Gerilim seviyesi tesiste zaten sabitse ilgili satır kısa yazılır. Buna karşılık kısa devre empedansı, kayıp değerleri ve koruma donanımı, 1000 kVA sınıfında fiyat farkını belirgin biçimde üreten kalemlerdir ve boş bırakılmaya en az uygun olanlardır.

Şartnamenin ekinde istenecek belgeler

Şartname yalnız ürünü tanımlamaz, ürünle birlikte gelecek belgeleri de tanımlar. Belge listesi yazılmadığında teklifler arasında karşılaştırılabilir tek veri rakam olarak kalır.

• Rutin test raporu: şartnamede yazılan değerlerin ölçüm karşılığı

• Trafo etiket bilgileri: anma değerleri, bağlantı grubu, empedans ve ağırlıklar

• Gabari ve montaj çizimi: trafo yerleşimi, nakliye ve indirme planı için

Hacı Çevikel kimdir? Hacı Çevikel neden öldü, cenazesi ne zaman?

İçeriği Görüntüle

• Koruma donanımı listesi: teklife dahil edilen ekipmanın tek tek dökümü

• Garanti kapsamının yazılı tanımı: neyin kapsam içinde, neyin dışında olduğu

• İkinci el ürün teklif ediliyorsa sarım, bakım ve test geçmişine ilişkin kayıtlar

Kendi laboratuvarında ölçüm yapabilen tedarikçilerde bu belgeler teslim sürecinin doğal parçası olur. Ufuk Transformatör, TS EN 60076 ve IEC 60156 kapsamındaki ölçümleri kendi laboratuvarında yürüttüğünü ve trafoları test raporlu teslim ettiğini belirtiyor. Belge kapsamının teklif aşamasında yazılı olarak sorulması, bu konuyu teslimat gününe bırakmaz.

Gelen teklifleri tek tabloda eşitlemek

Teklifler ulaştığında ilk iş rakam satırını okumak değil, teklifleri aynı satırlara yazmaktır. Karşılaştırma tablosunun satırları şartnamenin satırlarıyla birebir aynı olmalıdır. Her satır için üç işaret yeterlidir: şartnameye uygun, farklı değerde verilmiş, teklifte hiç belirtilmemiş.

1. Şartname kalemlerini karşılaştırma tablosunun sol sütununa aynen taşıyın

2. Her teklifi ayrı bir sütuna yerleştirin, yalnız yazılı bilgiyi girin, sözlü teyitleri ayrı işaretleyin

3. Teklifte geçmeyen satırları boş bırakmayın, eksik olarak işaretleyin

4. Nakliye, indirme, montaj, devreye alma ve test gibi kapsam kalemlerini ayrı bir blokta toplayın

5. Eksik ve sapmalı satırları tedarikçi başına tek listede geri gönderip revize teklif isteyin

6. Revize teklifler aynı içeriğe oturduktan sonra rakam karşılaştırmasını yapın

Sıklıkla atlanan adım beşincisidir. Revize tur yapılmadan verilen karar, aslında en az bilgi veren teklifi ödüllendirir. Çünkü eksik yazılmış bir teklif hem daha kısa görünür hem de kapsamı dar olduğu için daha küçük bir rakamla gelir.

Teklifler arasındaki farkın kaynağını ayırmak

Fark tek bir nedene bağlanmaz. Farkı dört başlığa ayırmak, hangi teklifin gerçekten uygun olduğunu görünür kılar.

• Ürün farkı: sargı malzemesi, kayıp değerleri, tank tipi, kademe değiştirici ve koruma donanımı

• Kapsam farkı: nakliye, indirme, montaj, devreye alma, saha testi ve eğitim kalemlerinin dahil olup olmadığı

• Durum farkı: sıfır ürün, ikinci el ürün veya revizyondan geçmiş ürün

• Belge farkı: test raporunun verilip verilmediği, garanti kapsamının yazılı olup olmadığı

Bu dört başlık ayrıştırıldığında iki teklif arasındaki farkın önemli bir kısmı genellikle rakam farkı olmaktan çıkar, kapsam farkına dönüşür. Geriye kalan fark ise artık gerçekten karşılaştırılabilir bir farktır.

İkinci el ürün kabul ediliyorsa şartnameye eklenecek satırlar

Şartname ikinci el ürüne açıksa bunun teklif çağrısında yazılı olması gerekir. Aksi halde sıfır ve ikinci el teklifler aynı sütunda yan yana gelir, karşılaştırma yanıltıcı olur.

• Teklifin sıfır mı ikinci el mi olduğu ürün satırında açıkça belirtilir

• Satış öncesi yapılan işlemler yazılır: sargı yenilendi mi, yalıtım sıvısı değiştirildi mi, conta ve armatürler yenilendi mi

• Teslim öncesi uygulanacak testler ve teslimde verilecek rapor tanımlanır

• Garanti kapsamı ikinci el ürün için ayrıca yazılır

• Devreye alma sonrası arıza durumunda servis erişiminin nasıl sağlanacağı belirtilir

Ufuk Transformatör, ikinci el trafoda satış, sarım, uygunluk testi ve satışa hazır hale getirme işlemlerini aynı çatı altında yürüttüğünü ve 25 kVA ile 2500 kVA arasında satış yaptığını belirtiyor. Bu kalemlerin tek muhatapta toplanabilmesi, şartnamede ayrı ayrı sorulan satırların teklif turunda birbirine bağlanmasını kolaylaştırır.

Şartname yazarken tekrarlanan hatalar

• Yalnız güç ve gerilim yazıp geri kalan her şeyi standart kabul etmek

• Kayıp değerlerini istememek ve kararı yalnız satın alma bedeline bağlamak

• Koruma donanımını “standart aksesuarlar dahildir” ifadesiyle geçmek

• Nakliye, indirme ve devreye alma kapsamını sözlü mutabakata bırakmak

• Teslim yerini ve saha koşullarını yazmamak

• Farklı tedarikçilere farklı içerikte şartname göndermek

• Teklifte belirtilmemiş bir satırı sessizce uygun kabul etmek

Yüksek gerilim ekipmanında montaj, devreye alma ve saha testi işlemleri yetkili teknik ekip tarafından yürütülür. Şartname bu işlemlerin kimin sorumluluğunda olduğunu da yazar, böylece teslim sonrası boşluk kalmaz.

Sık sorulan sorular

Şartnameye marka ve model yazmak doğru mu

Marka ve model yazmak teklif havuzunu daraltır ve karşılaştırmayı tek ürünün etrafına sıkıştırır. Daha sağlıklı yol, ürünü performans değerleriyle tanımlamaktır: güç, gerilim, empedans, kayıplar, tank tipi ve donanım listesi. Referans amaçlı bir model yazılacaksa yanına eşdeğer ürünlerin de kabul edileceği eklenir.

Bir şartname başka bir tesiste aynen kullanılabilir mi

Güç aynı olsa bile şartname olduğu gibi taşınmaz. Primer gerilim seviyesi, montaj yeri, ortam koşulları, bağlantı yönü ve mevcut trafoyla paralel çalışma ihtiyacı tesise göre değişir. Genellikle sabit kalan bölüm belge, test ve raporlama istekleridir.

Şartname olmadan teklif istenebilir mi

İstenebilir ve ilk fikri vermesi açısından yararlıdır. Ancak bu aşamada gelen rakam bir ürünün karşılığı değil, tedarikçinin varsayımlarının karşılığıdır. Karar aşamasına gelindiğinde şartname yazılıp teklifin yenilenmesi gerekir.

Aynı güçteki trafolar için neden hazır rakam yayınlanmıyor

Aynı güçteki trafo; gerilim seviyesine, tank tipine, sargı malzemesine, kayıp değerlerine, donanım listesine ve ürünün sıfır mı ikinci el mi olduğuna göre farklı ürünlere dönüşür. Bu nedenle çoğu üretici ve satıcı rakamı teklif aşamasına bırakır. Şartname ne kadar net olursa gelen teklif de o kadar bağlayıcı olur.